Cómo usar el Calendario de Google: 18 características que lo harán más productivo – Veeme Media Marketing

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Algunas cosas que piensan que serán simples realmente terminan volviendo realmente complejas. Google sabe todo esto muy bien, razón por la cual recientemente lanzó un nuevo Google Calendar, y muchas funciones ingeniosas para llevarlo.

Aunque algunas características del último Google Calendar no son nuevas han cambiado un poco. Aún existen otras características que quizás no conozcas en absoluto. Repasemos todos para facilitar su vida.

Su Google Calendar viene con su dirección personal de Gmail, y no creerá cuán simple es usarlo y configurarlo. Pero si trabajas en una empresa que usa su propio Google Calendar, de repente tienes que encontrar la mejor manera de integrar tu calendario personal con tu agenda de reuniones semanal.

Google Calendar puede comenzar a sentirse mucho menos simple cuanto más eventos tenga en su agenda. Afortunadamente, existen algunos hacks geniales y funciones de bajo radar que puede usar para hacer que su vida en Google Calendar sea mucho más fácil de organizar.

A continuación se encuentran 18 de nuestros consejos, trucos y funciones favoritos disponibles en Google Calendario.

18 Funciones de Google Calendar que lo harán más productivo

1. Cree nuevos calendarios para diferentes partes de su vida.

Cuando comienza por primera vez en Google Calendar, se le asigna un calendario para comenzar, es el que tiene su nombre en "Mis calendarios", como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

Por lo tanto, si desea utilizar su calendario para múltiples propósitos, como administrar su cronograma real, planificar períodos de tiempo de trabajo enfocado y programar recordatorios repetitivos, solo tiene un lugar para hacerlo. Pero cuando solo trabajas con un calendario, todas esas cosas reciben el mismo trato, lo que significa que no puedes levantar rápida y fácilmente las tareas importantes y no repetitivas que tienes para el día.

Para combatir esto, solo cree un nuevo calendario para cada parte de su vida de la que desee realizar un seguimiento en su Google Calendar.

Cómo usar esta característica

Para crear un nuevo calendario, haga clic en el pequeño signo más (+) siguiente a "Mis calendarios", y verá la opción "Nuevo calendario". Selecciona esta opción, nombra tu nuevo calendario, dale una descripción y zona horaria, y voilà – tienes otro calendario.

[19659002] Consejo para profesionales: Incluso puede codificar con colores cada calendario para que le resulte más fácil elegir lo que tiene que hacer todos los días.

2. Programe reuniones con grupos usando "Buscar hora" o "Horas sugeridas".

¿Alguna vez necesita organizar una reunión con varias personas que tienen horarios ocupados? Puede ser realmente molesto intentar descubrir cuándo eres completamente libre. Afortunadamente, Google Calendar en realidad tiene dos funciones que pueden hacer el trabajo pesado por usted: "Tiempos sugeridos" o "Buscar hora".

Cómo usar esta característica

Para usar cualquiera de estas dos opciones, primero asegúrese usted ha agregado a todos al evento que necesita asistir. Luego, si desea que Google sugiera una hora para que se reúna, simplemente seleccione el enlace "Tiempos sugeridos" debajo de los nombres de sus invitados. Aparecerá una ventana desplegable con una lista de veces en que todos los invitados a la reunión, incluido usted, estarán disponibles sin conflictos.

"Buscar hora "Es la otra forma de encontrar rápidamente un momento que funcione para cada invitado incluido en la invitación a la reunión. Para usar esta función, elija la pestaña junto a "Detalles del evento" llamada "Buscar hora", y verá los horarios de todos juntos el día de la reunión prevista. Cuando vea un momento en que ninguno de sus invitados tenga conflictos, haga clic en esta línea del calendario para resaltar la hora y presione "Guardar" en la parte superior de su Calendario.

Consejo profesional: también puede usar un producto gratuito como HubSpot Meetings para programar reuniones sin necesidad de ir y venir correos electrónicos.

3. Oculte los detalles de su evento.

Algunas veces, las reuniones a las que asiste o asiste son de naturaleza delicada. Tenga en cuenta, sin embargo, que una puerta cerrada no es la única manera para que otros sepan lo que sucede dentro. Los detalles del evento en Google Calendar también pueden revelarle más al resto de la oficina de lo que le gustaría.

Para garantizar que tenga tanta privacidad como necesite durante las reuniones más delicadas, configure su evento como "Privado". Esto hace que nadie vea su agenda semanal y vea los detalles del evento: nombre de la reunión, asistentes, archivos adjuntos, etc. De forma predeterminada, la etiqueta pública en el bloque de eventos será simplemente "Ocupado".

Cómo usar esta característica

Para privatizar los detalles de ciertos eventos en su calendario, haga clic en el evento de su vista de calendario y seleccione icono de lápiz para editar los detalles del evento. En la ventana que aparece, busque el ícono del maletín justo encima del campo de descripción del evento.

Con el primer campo configurado como "Ocupado", haga clic en el segundo campo y seleccione "Privado" en el menú desplegable, como se muestra a continuación. Pulse el botón azul "Guardar" en la parte superior de la pantalla y estará listo.

4. Agregue un Google Hangout a su evento.

¿Necesita configurar fácilmente una reunión remota cara a cara? Simplemente haga clic en el enlace "Agregar videollamada" y Google configurará el hangout para que lo utilicen los asistentes al evento. ( Obtenga más información acerca de Google Hangouts aquí .)

Una vez que está en la edición del evento pantalla, busque un icono de clip de papel justo encima de la sección de descripción, como se muestra en la captura de pantalla a continuación. Haga clic en este icono y aparecerá una ventana grande donde puede cargar archivos para adjuntarlos directamente desde su Google Drive.

Consejo profesional: Cuando llegue a la ventana de carga, puede alternar a la pestaña" Mi unidad "para adjuntar documentos, hojas de cálculo y diapositivas de Google que ya existan en tu Google Drive. O bien, puede hacer clic en la pestaña "Cargar" en el extremo izquierdo de la ventana para adjuntar archivos sin conexión desde su computadora.

6. Habilita tu reloj mundial.

¿Trabajas con compañeros de equipo que viven en todo el mundo? Es posible que le resulte difícil determinar la hora adecuada para programar reuniones con ellos. Afortunadamente, puede: habilitando "Reloj mundial" en la configuración de su Calendario de Google.

Cómo usar esta característica

Para verificar rápidamente varias zonas horarias al organizar reuniones, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de su vista del calendario Estas son tus configuraciones. Luego, vaya a la sección "Reloj mundial", marque la primera casilla azul y seleccione las zonas horarias que desea ver en la vista del calendario.

Una vez que haya elegido las zonas horarias que desea, regrese a la vista del calendario y verá lo siguiente en la barra lateral izquierda de Google Calendar:

7. Habilite las horas de trabajo.

No todos son trabajadores de 9 a 5, pero es posible que trabajen bastante con los que sí lo son. Si tiene un horario de trabajo no convencional que ninguno de sus colegas parece recordar, esta característica es para usted.

"Horas de trabajo" es una configuración que alerta a las personas si intentan agregarlo a una reunión que se encuentra fuera de un rango de horas establecidas por usted en Google Calendar. Oye, es mejor presionar "Rechazar" y luego seguir con el organizador de la reunión para recordarles que no estás disponible durante ese tiempo.

Cómo usar esta función

Para habilitar horas de trabajo específicas en tu Google Calendar, haga clic en el icono de engranaje de la vista de calendario para acceder a su configuración. Navegue a la sección "Horas de trabajo", como se muestra a continuación. Aquí, podrá especificar cuándo está dentro y fuera del trabajo todos los días de la semana.

8. Enviar invitados por correo electrónico al evento.

¿Recuerdas la hora en que intentaste enviar un correo electrónico a un grupo grande de personas sobre un evento? Tal vez estabas tratando de coordinar una salida en equipo, o simplemente dejas que todos sepan que deberían traer sus computadoras portátiles a la reunión de todos. A pesar de todo, apuesto a que fue molesto descubrir quién iba a asistir al evento y que no te olvidaste de nadie.

Bueno, esta función del Calendario de Google te será útil la próxima vez.

Cómo usar Esta característica

Siempre y cuando haya agregado a todos al evento que necesita ir, puede enviar correos electrónicos a todos los miembros del grupo haciendo clic en el bloque de eventos desde la vista del calendario y haciendo clic en el ícono del sobre.

Una vez que haga clic en el icono de sobre dentro del bloque de evento, aparecerá un cuadro de redacción de correo electrónico. Simplemente escriba su mensaje, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que desea recibir, y pulse enviar.

9. Agregue ubicaciones de reuniones específicas.

Ojalá hubiera sabido de esta función la última vez que tomé un café con alguien en el centro de Boston. Acordamos encontrarnos en Starbucks … pero gracias a la multitud de ubicaciones de Starbucks en Boston, nuestra conversación fue algo así:

"Está bien, así que vamos a encontrarnos en la de State Street", dije.

"Oh, ¿el del Court House?" él preguntó.

"Bueno, es un poco por el Palacio de Justicia, pero más abajo en State Street", le respondí.

"¿Ah, te refieres al de Downtown Crossing?" aclaró.

Cómo usar esta función

La logística de una reunión puede difuminarse sin una dirección específica o sala de conferencias. Afortunadamente, Google Calendar tiene una función que solucionará todo eso. En lugar de tener el vaivén, podría haber enviado a mi amigo una invitación al calendario con la dirección específica en el cuadro "Dónde". Se integra con Google Maps, por lo que es muy fácil averiguar dónde te estás reuniendo y cómo llegar.

10. Use las notificaciones de escritorio.

Como probablemente ya sepa, me encanta Google Calendar … pero hay una característica de la que no soy partidario.

Si tiene su Google Calendar abierto como una pestaña en su cuando pasa 10 minutos antes de su próximo evento, la advertencia de 10 minutos interrumpe todo lo que está haciendo y toma el control de su pantalla. Olvídate de lo que estabas trabajando: Google Calendar aparecerá repentinamente en su pestaña con una gran alerta emergente junto con un sonido molesto. Es lo peor.

Afortunadamente, hay una configuración en Google Calendar que puede usar para hacer las notificaciones mucho menos molestas: "notificaciones de escritorio". En lugar de interrumpir su trabajo, verá un recuadro mucho más suave desde la esquina superior derecha de la pantalla de su computadora, mostrando el nombre del evento que está a 10 minutos.

Cómo usar esta función

Para habilite "Notificaciones de escritorio" en Google Calendar, haga clic en su configuración usando el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de la vista de calendario. Desplácese hacia abajo hasta "Configuración del evento" y haga clic en el cuadro "Notificaciones", como se muestra a continuación.

[19659002] De manera predeterminada, sus notificaciones pueden configurarse como "Alertas", lo que provoca que la advertencia de 10 minutos de cada evento secuestre la pantalla de su computadora. En su lugar, seleccione "Notificaciones de escritorio", regrese a su vista de calendario y habrá habilitado exitosamente las notificaciones de reuniones más suaves.

11. Cambie el tiempo de notificación del evento.

En el consejo anterior, aprendió a suavizar las notificaciones que recibe antes de una reunión. ¿Pero también sabía que puede cambiar el número de minutos antes del evento que desea que se le notifique?

Cómo usar esta característica

De manera predeterminada, Google le notificará 10 minutos antes de la hora de inicio del evento. Para cambiar este tiempo de advertencia para un evento en particular, haga clic en el evento desde la vista de calendario y seleccione el ícono de lápiz para editar la configuración del evento.

En los detalles del evento, busque el icono de campana justo debajo de la línea de videoconferencia. Desplace el cursor sobre el recuadro que aparece en la lista "10" y alternar entre las teclas de flecha pequeñas que aparecen a la derecha para cambiar el número de minutos por adelantado que desea que se le notifique. Como puede ver a continuación, puede indicarle a Google que le avise con horas, días o semanas de anticipación también.

Consejo profesional: A la izquierda del "10", puede cambiar "Notificación" a "Correo electrónico" si prefiere que le digan sobre las próximas reuniones por correo electrónico en lugar de una notificación de escritorio.

12. Organice los turnos de citas.

¿Alguna vez pensó en incorporar "horas de oficina" para que otras personas en su compañía puedan reservar tiempo con usted? Tal vez sea un consultor de tiempo parcial con horario limitado para reservar reuniones, o desee limitar los horarios en los que su equipo puede reservar tiempo para usted a ciertas horas del día.

Si cualquiera de las situaciones anteriores resuena con usted, piense en usando las máquinas tragamonedas de Citas de Google.

Las máquinas tragamonedas de Citas de Google le permiten delimitar momentos específicos del día en su calendario y luego compartir estos tiempos con personas seleccionadas a través de un enlace de calendario privado. Cuando estas personas hacen clic en el enlace, pueden programar reuniones con usted en cualquier momento que las diseñe.

Si los destinatarios de sus enlaces encuentran un horario que les gusta, lo único que tienen que hacer es seleccionarlo para reservar un evento privado. con usted, incluida toda la información que necesitarían para la reunión.

Cómo usar esta característica

Para configurar sus propios espacios para citas, comience haciendo clic en cualquier parte de la vista del calendario para crear un evento. Cuando aparezcan las opciones del evento, haga clic en "espacios para citas", como se muestra a continuación en la parte superior de la ventana. Establezca el intervalo de fechas de las máquinas tragamonedas que desea abrir para las citas, así como la duración de cada cita de forma predeterminada junto a "Ranuras con duración".

Si desea tener más control sobre sus citas, haga clic en "Más opciones". y serás llevado a la ventana que se muestra a continuación. Haga clic en "La página de citas de este calendario" para el enlace que luego puede compartir con aquellos a los que está dispuesto a concertar citas.

13. Explore los calendarios de su interés.

¿Desea asegurarse de estar al tanto de las vacaciones en otros países, el horario de su equipo deportivo favorito o solo el momento en que sale el sol y se pone cada día? Encontrará estos calendarios (y más) en la barra lateral izquierda de Google Calendar.

Cómo usar esta característica

Para explorar y agregar calendarios interesantes, haga clic en el signo más (+) al lado de "Agregar el calendario de un compañero de trabajo". " Luego, elija "Buscar calendarios de interés". A partir de ahí, elija los calendarios a los que desea suscribirse.

14. Implemente una vista personalizada.

Cuando configure su calendario por primera vez, tendrá la opción de verlo como una semana, un mes, los próximos 4 días o como una agenda. Esa opción de "4 días"? Puede cambiarlo con un intervalo diferente en las opciones de "Vista personalizada".

Cómo usar esta característica

Para ajustar el número de días que ve en la vista del calendario, haga clic en su configuración con el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de tu pantalla. Desplácese hacia abajo para "Ver opciones". Haga clic en "Establecer vista personalizada" y seleccione la cantidad de días que desea ver a la vez desde su vista de calendario, como se muestra a continuación.

También puede hacer ajustes más rápidos y generales en su interfaz de usuario directamente desde su vista de calendario. Junto al ícono de ajustes de tu configuración, verás un cuadro que, de forma predeterminada, podría decir "Semana". Haga clic para mostrar un menú desplegable donde puede personalizar su vista aún más, como se muestra a continuación.

15. Comparta sus calendarios con otros.

Si usa Google Apps para su empresa, también puede controlar quién ve su calendario, qué ven y si tienen permisos para editarlo. (Si tiene un asistente, este consejo será muy importante de recordar). También puede hacer público su calendario, si lo desea.

Cómo usar esta característica

Para cambiar la configuración de uso compartido, haga clic en el signo más Firme (+) junto al calendario preferido y seleccione "Configuración y uso compartido", como se muestra a continuación.

Luego, accederá a la página que se muestra a continuación. Aquí puede elegir hacer cualquiera de los siguientes:

• Hacer que el calendario sea público.
• Elija mostrar detalles del evento a todos en su compañía, o solo información de disponibilidad.
• Agregue a alguien a su calendario y elija sus permisos individuales (vea todos los detalles, realice cambios a los eventos, oculte todos los detalles, etc.)

Cuando ' una vez hecho esto, haga clic en la flecha hacia atrás en la esquina superior izquierda de la pantalla para volver a la vista del calendario. Google guardará automáticamente su nueva configuración de calendario.

16. Utilice los atajos de teclado.

¿Está buscando realmente agilizar sus esfuerzos de Google Calendar? Google Calendar tiene una tonelada de atajos de teclado para usar, como por ejemplo:

• t = Mover la vista de calendario a hoy
• c = Crear un evento
• q = Quick Agregar un evento

Consulte la lista completa aquí .

17. Sincronice las reuniones con su CRM.

¿Utiliza un CRM diariamente? Puede ser molesto ir y venir entre su Google Calendar y su CRM. En su lugar, profundice en su configuración de CRM para ver si hay una integración existente con Google Calendar.

Hubspot CRM users tiene suerte: configurar esta integración es rápido y fácil. Obtenga más información acerca de cómo aquí .

18. Sincronice su calendario con su software de marketing.

Y si desea que su Calendario de Google se alinee aún más con sus actividades de marketing, puede incluso integrarlo con su software de marketing.

Para los clientes de HubSpot, puede usar Zapier para configure algunos flujos de trabajo bastante ingeniosos, como crear un mensaje de redes sociales cada vez que comience un evento. Consulte esta página para obtener más información sobre cómo puede configurar esa integración así como algunas ideas sobre cómo puede integrar ambas.

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