Cuando se trata de Excel, esta es una buena regla para vivir: si te encuentras haciendo algo manualmente, es probable que haya una manera más fácil.

Ya sea que intentes eliminar duplicados, hacer cálculos simples u ordenar tus datos, casi siempre puede encontrar una solución alternativa que lo ayude a hacerlo con solo un clic (o dos) de un botón.

Pero si no es un usuario avanzado, es fácil pasar por alto estos accesos directos. Y antes de que te des cuenta, algo tan simple como organizar una lista de nombres en orden alfabético puede absorber una tonelada de tu tiempo.

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Afortunadamente, hay una solución para eso. De hecho, hay algunas maneras diferentes de utilizar la función de clasificación de Excel que tal vez desconozca. Vamos a verlos a continuación, comenzando con los conceptos básicos.

Para este primer conjunto de instrucciones, usaremos Microsoft Excel 2017 para Mac . Pero no se preocupe: aunque la ubicación de ciertos botones puede ser diferente, los iconos y las selecciones que debe realizar son los mismos en la mayoría de las versiones anteriores de Excel.

1. Resalte las filas y / o columnas que desea ordenar.

Para ordenar un rango de celdas en Excel, primero haga clic y arrastre el cursor por la hoja de cálculo para resaltar todas las celdas que desea ordenar, incluso aquellas filas y columnas cuya valores por los que no está realmente ordenando.

Por ejemplo, si desea ordenar la columna A, pero hay datos asociados con la columna A en las columnas B y C, es importante resaltar las tres columnas para garantizar los valores en Columnas B y C se mueven junto con las celdas que está ordenando en la Columna A.

En la captura de pantalla siguiente, vamos a ordenar esta hoja por el apellido de los personajes de Harry Potter. Pero el nombre primer nombre y casa de cada persona debe ir con cada apellido que se clasifique, o cada columna no coincidirá cuando terminemos la clasificación.

 Destacado hoja de cálculo de nombres y casas de Harry Potter en Excel

2. Navegue a 'Datos' en la parte superior y seleccione 'Ordenar'.

Una vez que todos los datos que desea ordenar estén resaltados, seleccione la pestaña "Datos" en la barra de navegación superior (puede ver este botón en la esquina superior derecha de la captura de pantalla en el primer paso, arriba). Esta pestaña expandirá un nuevo conjunto de opciones debajo de ella, donde puede seleccionar el botón "Ordenar". El ícono tiene un gráfico "AZ", como puede ver a continuación, pero podrá ordenarlo en más formas que solo alfabéticamente.

 Pestaña de datos en Excel, con una flecha que apunta al Sort icono

3. Si selecciona por columna, seleccione la columna por la que desea ordenar su hoja.

Cuando presione el botón "Ordenar", que se muestra arriba, aparecerá una ventana de configuraciones. Aquí es donde puede configurar lo que le gustaría ordenar y cómo le gustaría ordenarlo.

Si está ordenando por una columna específica, haga clic en "Columna" – el menú desplegable de la izquierda, que se muestra a continuación – y seleccione la columna cuyos valores desea que sean sus criterios de clasificación. En nuestro caso, será "Apellido"

 Ordenar la ventana de configuración con un menú desplegable de opciones en la sección Columna

4. Si ordena por filas, haga clic en 'Opciones' y seleccione 'Ordenar de izquierda a derecha'.

Si prefiere ordenar por una fila específica, en lugar de una columna, haga clic en "Opciones" en la parte inferior de la ventana y seleccione " Ordenar de izquierda a derecha ". Una vez que haga esto, la ventana de configuración de clasificación se reiniciará y le pedirá que elija la "Fila" específica que le gustaría ordenar en el menú desplegable de la izquierda (donde dice actualmente "Columna").

Este sistema de clasificación no lo hace Para nuestro ejemplo, tiene sentido, así que nos mantendremos con la clasificación por la columna "Apellido".

 Opción para ordenar de izquierda a derecha en Excel

5. Elija lo que le gustaría ordenar.

No solo tiene que ordenar por el valor de cada celda. En la columna central de la ventana de configuración de clasificación, verá un menú desplegable llamado "Ordenar por". Haga clic en él y puede elegir ordenar su hoja por diferentes características de cada celda en la columna / fila que está ordenando. Estas opciones incluyen el color de la celda, el color de la fuente o cualquier ícono incluido en la celda.

6. Elija cómo desea pedir su hoja.

En la tercera sección de la ventana de configuración de clasificación, verá una barra desplegable llamada "Pedido". Haga clic para seleccionar cómo desea ordenar su hoja de cálculo.

De manera predeterminada, su ventana de configuración de clasificación le sugerirá clasificar alfabéticamente (a lo que le mostraremos los accesos directos en el siguiente proceso a continuación). Pero también puede ordenar de Z a A, así como también mediante una lista personalizada. Si bien puede crear su propia lista personalizada, hay algunas listas preestablecidas para ordenar sus datos de inmediato. Hablaremos más sobre cómo y por qué puede ordenar por lista personalizada en unos minutos.

Para ordenar por número

Si su hoja de cálculo incluye una columna de números, en lugar de valores basados ​​en letras, también puede ordenar tu hoja por estos números. Para hacer eso, seleccionará esta columna en el menú desplegable "Columnas" más a la izquierda. Esto cambiará las opciones en la barra desplegable "Pedir" para que pueda ordenar de "Más pequeño a más grande" o "De más grande a más pequeño".

7. Haga clic en 'Aceptar'.

Haga clic en "Aceptar" en la ventana de configuración de clasificación y verá que su lista se ha ordenado correctamente de acuerdo con sus criterios deseados. Así es como luce ahora nuestra lista de Harry Potter, organizada por apellido en orden alfabético:

 Hoja de cálculo alfabética de Harry Potter nombres y casas en Excel

A veces puede tener una lista de datos que no tiene ninguna organización. Tal vez exportó una lista de sus contactos de marketing o blog. Cualquiera que sea el caso, puede comenzar por alfabetizar la lista, y hay una manera fácil de hacerlo que no requiere que siga cada paso descrito anteriormente.

Para alfabetizar en una Mac

  1. Seleccione una celda en la columna que desea ordenar.
  2. Haga clic en la pestaña "Datos" en su barra de herramientas y busque la opción "Ordenar" a la izquierda.
  3. Si la "A" está en la parte superior de la "Z" ", solo puede hacer clic en ese botón una vez. Si la "Z" está en la parte superior de la "A", haga clic en el botón dos veces. Nota: Cuando la "A" está encima de la "Z", eso significa que su lista se ordenará en orden alfabético. Sin embargo, cuando la "Z" está encima de "A", significa que su lista se ordenará en orden alfabético inverso.


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Para alfabetizar en una PC

  1. Seleccione una celda en la columna que desea ordenar.
  2. Haga clic en la pestaña "Datos" en su barra de herramientas . Verá Ordenar opciones en el medio.
  3. Haga clic en el ícono sobre la palabra "Ordenar". Aparecerá una ventana emergente: si tiene encabezados, asegúrese de que "Mi lista tenga encabezados" esté marcada. Si es así, haga clic en "Cancelar".
  4. Haga clic en el botón que tiene la "A" en la parte superior y la "Z" en la parte inferior con una flecha hacia abajo. Eso ordenará su lista alfabéticamente de "A" a "Z". Si desea ordenar su lista en orden alfabético inverso, haga clic en el botón que tiene la "Z" en la parte superior y la "A" en la parte inferior.

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Ordenando varias columnas

Algunas veces no solo desea ordenar una columna, sino que desea ordenar dos. Digamos que desea organizar todas las publicaciones de su blog que tenga en una lista para el mes en que se publicaron. Primero, querría organizarlos por fecha y luego por el título o la URL de la publicación de blog.

En este ejemplo, quiero ordenar mi lista primero por casa, y luego por apellido. Esto me daría una lista organizada por cada casa, pero también alfabéticamente dentro de cada casa.

Para ordenar columnas múltiples en una Mac

  1. Haga clic en los datos en la columna que desea ordenar.
  2. Haga clic en " Ficha Datos en la barra de herramientas y busque la opción "Ordenar" a la izquierda.
  3. Haga clic en la flecha pequeña a la izquierda del icono Ordenar de "A a Z". Luego, seleccione "Clasificación personalizada" en el menú.
  4. Aparecerá una ventana emergente: si tiene encabezados, asegúrese de que "Mi lista tenga encabezados" esté marcada.
  5. Verá cinco columnas. En "Columna", seleccione la primera columna que desea ordenar del menú desplegable. (En este caso, es "House".)
  6. Luego, haga clic en el signo "+" en la parte inferior izquierda de la ventana emergente. Debajo de donde dice "Columna", seleccione "Apellido" del menú desplegable.
  7. Compruebe la columna "Ordenar" para asegurarse de que dice A a Z. Luego haga clic en "Aceptar".
  8. Maravíllate con tu hermosa lista organizada .

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Para ordenar columnas múltiples en una PC

  1. Haga clic en los datos en la columna que desea ordenar.
  2. Haga clic en la pestaña "Datos" en su barra de herramientas. Verá las opciones de "Ordenar" en el medio.
  3. Haga clic en el ícono sobre la palabra "Ordenar". Verás que aparece una ventana emergente. Asegúrese de que "Mis datos tengan encabezados" esté marcada si tiene encabezados de columna.
  4. Verá tres columnas. En "Columna", seleccione la primera columna que desea ordenar del menú desplegable. (En este caso, es "House".)
  5. Luego haga clic en "Agregar nivel" en la parte superior izquierda de la ventana emergente. Debajo de donde dice "Columna", seleccione "Apellido" del menú desplegable.
  6. Compruebe la columna "Orden" para asegurarse de que dice A a Z. Luego haga clic en "Aceptar".
  7. Maravíllate con tu hermosa lista organizada.

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Ordenando en el pedido personalizado

A veces usted don 't desea ordenar por A a Z o Z a A. A veces desea ordenar por otra cosa, como meses, días de la semana o algún otro sistema de organización.

En situaciones como esta, puede crear su propio orden personalizado para especificar exactamente el orden que desea el orden. (Sigue un camino similar a varias columnas pero es ligeramente diferente.)

Digamos que tenemos el mes de cumpleaños de todos en Hogwarts, y queremos que todos sean clasificados primero por Mes de cumpleaños, luego por Casa y luego por Apellido.

Para ordenar en orden personalizado en una Mac

  1. Haga clic en los datos en la columna que desea ordenar.
  2. Haga clic en la pestaña "Datos" en su barra de herramientas. Verá "Ordenar" completamente a la izquierda.
  3. Haga clic en la flecha pequeña a la izquierda del icono Ordenar de "A a Z". Luego, seleccione "Clasificación personalizada" en el menú.
  4. Aparecerá una ventana emergente: si tiene encabezados, asegúrese de que "Mi lista tenga encabezados" esté marcada.
  5. Verá cinco columnas. En "Columna", selecciona la primera columna de la hoja de cálculo que deseas ordenar en el menú desplegable. En este caso, es "Mes de cumpleaños".
  6. En la columna "Orden", haga clic en el menú desplegable al lado de "De la A a la Z". Seleccione la opción para "Lista personalizada".
  7. Verá un par de opciones (mes y día). Seleccione la lista de meses donde se detallan los meses, ya que coincide con los datos. Haga clic en "Aceptar".
  8. Luego haga clic en el signo "+" en la parte inferior izquierda de la ventana emergente. En "Columna", selecciona "Casa" en el menú desplegable.
  9. Haz clic en el signo "+" en la esquina inferior izquierda nuevamente. En "Columna", selecciona "Apellido" en el menú desplegable.
  10. Marca la columna "Pedido" para asegurarte de que "Casa" y "Apellido" dicen A a Z. Luego haz clic en "Aceptar".
  11. Maravíllate su bella lista organizada.

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Ordenar en orden personalizado en una PC

  1. Haga clic en los datos en la columna que desea ordenar.
  2. Haga clic en la pestaña "Datos" en su barra de herramientas. Verá las opciones de "Ordenar" en el medio.
  3. Haga clic en el ícono sobre la palabra "Ordenar". Verás que aparece una ventana emergente: si tienes encabezados, asegúrate de que "Mi lista tiene encabezados" está marcada.
  4. Verás tres columnas. Debajo de "Columna", seleccione la primera columna que desea ordenar del menú desplegable. En este caso, es "Mes de cumpleaños".
  5. En la columna "Orden", haga clic en el menú desplegable al lado de "De la A a la Z". Seleccione la opción para "Lista personalizada".
  6. Verá un par de opciones (mes y día), así como la opción de crear su propio pedido personalizado. Seleccione la lista de meses donde se detallan los meses, ya que coincide con los datos. Haga clic en "Aceptar".
  7. Luego, haga clic en "Agregar nivel" en la parte superior izquierda de la ventana emergente. En "Columna", seleccione "Casa" en el menú desplegable.
  8. Haga clic en el botón "Agregar nivel" en la parte superior izquierda de la ventana emergente nuevamente. En "Columna", selecciona "Apellido" en el menú desplegable.
  9. Marca la columna "Pedido" para asegurarte de que "Casa" y "Apellido" dicen A a Z. Luego haz clic en "Aceptar".
  10. Maravíllate su hermosa lista organizada.

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Ordenando una fila [19659056] A veces, sus datos pueden aparecer en filas en lugar de columnas. Cuando eso sucede, aún puede ordenar sus datos con un paso ligeramente diferente.

Para ordenar una fila en una Mac

  1. Haga clic en los datos en la fila que desea ordenar.
  2. Haga clic en "Datos". "pestaña en su barra de herramientas. Verá "Ordenar" completamente a la izquierda.
  3. Haga clic en la flecha pequeña a la izquierda del icono Ordenar de "A a Z". Luego, seleccione "Clasificación personalizada" en el menú.
  4. Aparecerá una ventana emergente: haga clic en "Opciones" en la parte inferior.
  5. En "Orientación", seleccione "Ordenar de izquierda a derecha". A continuación, haga clic en "Aceptar".
  6. Verá cinco columnas. En "Fila", seleccione el número de fila que desea ordenar del menú desplegable. (En este caso, es la Fila 1.) Cuando haya terminado, haga clic en "Aceptar".

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Para ordenar una fila en una PC

  1. Haga clic en los datos en la fila que desea ordenar.
  2. Haga clic en la pestaña "Datos" en su barra de herramientas. Verá las opciones de "Ordenar" en el medio.
  3. Haga clic en el ícono sobre la palabra "Ordenar". Aparecerá una ventana emergente.
  4. Haga clic en "Opciones" en la parte inferior.
  5. En "Orientación", seleccione "Ordenar de izquierda a derecha". A continuación, haga clic en "Aceptar".
  6. Verá tres columnas. En "Fila", seleccione el número de fila que desea ordenar del menú desplegable. (En este caso, es la Fila 1.) Cuando haya terminado, haga clic en "Aceptar".

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Ordene su formato condicional

Si utiliza el formato condicional para cambiar el color de una celda, agregar un ícono o cambiar el color de una fuente, en realidad puede ordenar por eso, también.

En el siguiente ejemplo, he usado colores para indicar diferentes rangos de grados: si tienen un 90 o más, la celda aparece en verde. Entre 80-90 es amarillo. Por debajo de 80 es rojo. A continuación, le indicamos cómo ordenaría esa información para ubicar a los mejores en la parte superior de la lista. Quiero ordenar esta información para que los mejores resultados estén en la parte superior de la lista.

Para ordenar el formato condicional en una Mac

  1. Haga clic en los datos en la fila que desea ordenar.
  2. Haga clic en Pestaña "Datos" en su barra de herramientas. Verá "Ordenar" completamente a la izquierda.
  3. Haga clic en la flecha pequeña a la izquierda del icono Ordenar de "A a Z". Luego, seleccione "Clasificación personalizada" en el menú.
  4. Aparecerá una ventana emergente: si tiene encabezados, asegúrese de que "Mi lista tenga encabezados" esté marcada.
  5. Verá cinco columnas. Debajo de "Columna", seleccione la primera columna que desea ordenar del menú desplegable. En este caso, es "Grados".
  6. En la columna que dice "Ordenar," seleccione "Color de celda".
  7. En la última columna que dice "Color / Icono", seleccione la barra verde. [19659046] Luego haga clic en el signo "+" en la parte inferior izquierda de la ventana emergente. Repita los pasos 5-6. En lugar de seleccionar verde en "Color / Icono", seleccione la barra amarilla.
  8. Luego haga clic en el signo "+" en la parte inferior izquierda de la ventana emergente. Repita los pasos 5-6. En lugar de seleccionar verde en "Color / Icono", seleccione la barra roja.
  9. Haga clic en "Aceptar".

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Para ordenar formato condicional en una PC

  1. Haga clic en los datos en la fila que desea ordenar.
  2. Haga clic en la pestaña "Datos" en su barra de herramientas. Verá las opciones de "Ordenar" en el medio.
  3. Haga clic en el ícono sobre la palabra "Ordenar". Aparecerá una ventana emergente: si tiene encabezados, asegúrese de que "Mi lista tenga encabezados" esté marcada.
  4. Verá tres columnas. En "Columna", seleccione la primera columna que desea ordenar del menú desplegable. En este caso, es "Grados".
  5. En la columna que dice "Ordenar," seleccione "Color de celda".
  6. En la última columna que dice "Ordenar", seleccione la barra verde.
  7. Haga clic en "Agregar nivel". Repita los pasos 4-5. En lugar de seleccionar verde en "Pedido", seleccione la barra amarilla.
  8. Haga clic en "Agregar nivel" nuevamente. Repita los pasos 4-5. En lugar de seleccionar amarillo en "Orden", seleccione la barra roja.
  9. Haga clic en "Aceptar".

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Ahí lo tiene, todas las formas posibles de ordenar en Excel. ¿Listo para ordenar tu próxima hoja de cálculo? Comience por obtener nueve plantillas de Excel diferentes a continuación, luego use la función de clasificación de Excel para organizar sus datos como mejor le parezca.

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