¿Le han encomendado la tarea de crear una solicitud de propuesta, o una RFP?

Ya sea que no tenga idea de lo que es o no haya escrito por un tiempo, la guía de hoy puede ayudar.

Nosotros 'profundizando en los detalles de lo que es una solicitud de propuesta, por qué podría necesitarla y cómo crear la primera hoy.

Para empezar, debe comprender lo que todas estas letras significan.

[19659003]

Cuando su empresa tiene un proyecto nuevo (a menudo grande), o uno que es más complejo y requiere un poco de subcontratación, un RFP puede ayudarlo a realizar el trabajo bien desde el primer momento.

El documento RFP se convierte en una forma para que descubra rápidamente las fortalezas y debilidades de los vendedores potenciales en relación con su proyecto sin tener que dedicar demasiado tiempo a buscarlas usted mismo.

Las solicitudes de propuestas también le pueden dar un adelanto de diferentes estrategias que quizás no haya considerado ya que cada proveedor incluirá su propio plan de acción único junto con su oferta.

Y tendrá esta información antes de tener que comprometerse con el proveedor.

Tenga en cuenta que esto no debe confundirse con una RFQ .

RFP contra RFQ

Una RFQ, o solicitud de cotización, es levemente diferente que una RFP ya que es solo la misma cotización. Aquí, las compañías solicitan cotizaciones de precios múltiples de varios proveedores para comparar servicios basados ​​únicamente en el precio. Mientras que una RFP incluye una cotización (junto con varias otras especificaciones), una RFQ no detalla nada más que el precio.

A diferencia de una RFP, una RFQ es una solicitud de cotización o cotización.

Aquí se explica cómo entienda la diferencia:

Mientras técnicamente está recibiendo una cotización en una RFP, también está obteniendo información como el plan de acción, el cronograma de finalización, el cronograma de entregas y la lista de servicios proporcionados también.

Pero con una RFQ, solo recibe la cotización para el servicio o los productos que le interesan comprar.

En la mayoría de los casos, simplemente comparar las cotizaciones no es suficiente para ver si un posible proveedor es el adecuado para su empresa , por lo que una RFP es más apropiada en estas situaciones.

Explicación del proceso RFP

Antes de que los postores potenciales puedan presentar sus propuestas, la empresa que solicita el trabajo debe redactar un RFP. (PD. Le mostraremos cómo hacerlo más adelante en esta guía)

Esto le da a los contratistas potenciales una mejor idea de lo que su compañía está buscando.

Una vez que se envía su RFP, los contratistas o proveedores pueden revisarlo y presentar sus mejores ofertas para competir por el trabajo.

En estas propuestas, los proveedores generalmente incluyen los siguientes artículos:

  • Un plan de acción sobre cómo resolverán el problema
  • Una línea de tiempo de lo que puede esperar
  • Cualquier información básica necesaria
  • Cuánto esperan que cueste el proyecto completo

En ciertos casos, los licitantes pueden volver y decir que los componentes específicos de la RFP deben ajustarse en función de su experiencia en la industria.

En este punto, puede revisar sus comentarios y crear una nueva RFP para ajustarse a los cambios, o puede dejar el original tal como está y tenerlo en cuenta al considerar las demás ofertas presentadas.

Una vez que reciba todas las propuestas, será casi sin esfuerzo para comparar cada uno y determinar qué proveedor es el más adecuado para su empresa.

Fuera del montón de postores, querrá reducir esto a un puñado de sus tres, cinco o 10 favoritos principales para considere, dependiendo de cuántos reciba o esté interesado.

A partir de aquí, querrá pasar más tiempo revisando posibles proveedores para determinar quién es el candidato ideal para el puesto.

Algunas compañías pueden solicitar una más mejor y última oferta de sus principales proveedores después de que hayan comenzado este proceso de negociación para asegurarse de que no solo están obteniendo la persona o compañía adecuada para el trabajo, sino también al precio correcto.

Aunque esto puede sonar como un paso adicional, es uno que puede ahorrarle dinero, tiempo y dolores de cabeza en el camino.

Pero esto también nos lleva a una gran pregunta: ¿Es todo esto realmente necesario?

¿No puede pasar tiempo revisando? dos o tres vendedores por su cuenta?

Como verá a continuación, ese ro ute definitivamente no le conviene.

¿Por qué enviar una solicitud de propuesta?

Comparemos brevemente estos dos escenarios:

  • Opción n.º 1: dedique tiempo a encontrar el proveedor perfecto por su cuenta.
  • Opción # 2: Use una RFP para obtener vendedores potenciales que vengan a usted.

Elija la primera ruta, y probablemente use a sus compañeros de trabajo, amigos y grupos de redes para ayudar a solicitar posibles referencias para el trabajo.

O podría realizar una búsqueda en Google para ver cuáles son los principales proveedores en su área.

Después de revisar el sitio web de un posible candidato para el trabajo, creará el mensaje perfecto para comunicarse y saber si pueden ayudar.

Luego, tendrá que explicar los detalles de su proyecto y puede o no puede pedirles que presenten una propuesta antes de decidir elegirlos para su proyecto.

No es un proceso complicado, pero ¿mencionamos? tienes que repetirlo por cada proveedor o referencia prometedor que encuentres? [19659003] ¡Imagínese cuánto tiempo llevará!

Ahora, ¿qué pasaría si estos contratistas potenciales ya conocieran los detalles de su proyecto y volvieran con su mejor plan de acción y una oferta formal para que lo revisen?

Entonces, en lugar de teniendo que explicar sus necesidades cada vez, simplemente lo delinearía una vez y se lo enviaría a las masas.

Y para ahorrarle aún más tiempo, le correspondería a los posibles contratistas, no a usted, extender la mano. [19659003] La ruta RFP también le da un adelanto del plan de acción real de cada proveedor, no del que le hablan por teléfono o en persona.

Dado que los candidatos potenciales tienen que presentar una oferta formal, necesitarán dedicar tiempo a delinear la solución y trabajar realmente en el problema en cuestión.

Y si no lo hacen, tiene una manera fácil de eliminar vendedores y cortar la pila de opciones con bastante rapidez.

Pero, para Llegue a este punto, no puede cometer este próximo error.

Esto es lo que [1945901] 5] No Para hacer con un RFP

Si desea encontrar el proveedor adecuado, necesita que su RFP sea específica.

Solo hace preguntas "sí" o "no" no te llevará a ninguna parte .

Es por eso que debes crear preguntas específicas que requieran respuestas razonables.

Intenta usar oraciones similares a estas:

  • ¿Puedes compartir un ejemplo? de cómo has resuelto este problema o uno similar para otra compañía? ¿Encontraste algún obstáculo imprevisto? ¿Qué harías igual o diferente esta vez?
  • Con el rediseño propuesto, ¿cuánto tiempo le tomaría a una persona no conocedora de la tecnología completar el nuevo formulario de registro? ¿Cuánto tiempo estima que podría ahorrar?

Con estos consejos en mente, está listo para redactar su primer RFP.

Cómo escribir un RFP

Aquí está la estructura básica de una RFP y qué incluir en la suya:

1. Descripción general del proyecto

Antes de entrar en los detalles de su empresa, debe dar una breve introducción al proyecto en sí para que los vendedores sepan de inmediato si es algo que vale la pena pujar.

2. Los antecedentes de su empresa

Esta no debe ser una larga historia de su empresa. Por el contrario, debería dar a los contratistas una mejor idea de lo que hace su empresa y a quién sirve como mercado objetivo.

3. Los objetivos de su proyecto

Identifique claramente lo que espera lograr con este proyecto y lo que ve como una "victoria" para que todos estén en sintonía.

4. Alcance del proyecto

Los detalles del proyecto son esenciales en una RFP. De la misma manera que no desea usar preguntas vagas, un alcance de proyecto vago tampoco lo ayudará a encontrar el proveedor correcto.

Dedique tiempo realmente detallando el alcance de su proyecto para que no haya sorpresas más adelante.

5 . Calendario de entregas objetivo

Incluso si sus fechas límite no son muy estrictas, aún debe tener un calendario de entrega objetivo en mente. Esto debe incluirse en su RFP para que los proveedores potenciales puedan evaluar correctamente si cuentan con los recursos y el ancho de banda necesarios para completar el trabajo a tiempo.

6. Posibles barricadas

No oculte sus problemas existentes o posibles bajo la alfombra proverbial si desea que desaparezcan. Un RFP exitoso es explícitamente claro sobre cualquier problema técnico o posibles obstáculos, tales como: ¿Se trata de una codificación personalizada o una plataforma obsoleta? ¿Tiene su equipo recursos limitados?

Explicando estos por adelantado, los proveedores potenciales sabrán exactamente en qué se están metiendo.

También eliminará naturalmente a los contratistas que no pueden manejar la tarea debido a esas restricciones .

Pero también se conectará con las empresas que saben cómo solucionar estos problemas comunes con habilidad y delicadeza.

Recuerde, es mucho mejor descubrir esto ahora que después de que haya aceptado la oferta y haya comenzado a trabajar .

7. Restricciones presupuestarias

También es importante ser sincero con su presupuesto también. Cuanto más puedas eliminar sorpresas, mejor para todas las partes involucradas.

8. Lo que está buscando en proveedores potenciales

Otra forma de reducir o eliminar sorpresas es explicar exactamente lo que está buscando en contratistas potenciales.

Todo lo que tiene que hacer es describir lo que más le importa a su proyecto ( es decir, tiempo, solución, presupuesto, etc.) y muestra cómo evaluará sus propuestas en función de eso.

Le mostraremos cómo se hace esto pronto, pero antes de hacerlo, hay una cosa más que agregar aquí: una carta de presentación de solicitud de propuesta.

Al igual que una carta de presentación para un currículum, una carta de presentación de solicitud de propuesta crea una imagen profesional para su marca y marca la pauta para los posibles proveedores. Señala que deben tomar en serio la propuesta y el proyecto.

La buena noticia es que hay varias herramientas para hacer que la creación de RFP sea más fácil y menos estresante de lo que imagina.

Propuesta de herramientas de software para ayudarlo a administrar RFPs

En este artículo describimos 10 herramientas para ayudarlo a administrar y crear propuestas de aspecto profesional en menos tiempo.

Para los propósitos de hoy, las siguientes tres herramientas son geniales lugares para comenzar:

1. PandaDoc

Para crear RFP personalizadas con su propia marca, considere usar el software de propuesta PandaDoc.

Aquí puede configurar su primera RFP en cuestión de minutos e incluso colaborar con los miembros del equipo utilizando actualizaciones en tiempo real dentro del documento en sí.

2. Nusii

Similar a otros software de propuesta en el mercado, Nusii usa un editor de arrastrar y soltar que hace que crear RFP sea muy fácil, especialmente para principiantes.

Gracias a su diseño limpio, moderno y simple, también es muy fácil de descifrar.

Una de las funciones más útiles de Nusii es su uso para volver a procesar las RFP existentes para ahorrarle tiempo. Solo copie el contenido de un RFP que le guste y edite la información para que se ajuste a su nueva solicitud.

3. Loompio

¿Cómo planea organizar todas las respuestas a sus RFP?

Una característica sobresaliente de Loompio es su biblioteca de respuestas RFP, que le da acceso instantáneo a todas sus respuestas de RFP anteriores. Esto le ahorrará la molestia de buscar para encontrar lo que necesita en una bandeja de entrada llena de gente.

Su característica mágica incluso le ayudará a completar automáticamente una respuesta si parece similar a una que ya haya hecho.

Además, puede gestionar todo el proceso de RFP, incluido el envío de respuestas automáticas, y colaborar con su equipo desde un solo lugar con su panel de control intuitivo.

Y si las herramientas de propuesta están fuera del presupuesto en este momento, o si desea probarlo Primero, use esta plantilla como punto de partida.

Plantilla de muestra RFP

Para usar esta plantilla, simplemente reemplace o elimine cualquier cosa [IN BRACKETS] e ingrese la información de su compañía en su lugar .

También puede eliminar secciones o fragmentos de información que no pertenecen a su proyecto.

[TODAY’S DATE]
[PROJECT TITLE]
[PROJECT OVERVIEW]
[YOUR COMPANY NAME + BACKGROUND INFORMATION]

1. Objetivos del proyecto

Los objetivos de este proyecto incluyen:

i. [INSERT COMPANY GOAL #1]

ii. [INSERT COMPANY GOAL #2]

iii. [INSERT COMPANY GOAL #3]

Para alcanzar estos objetivos, [YOUR COMPANY] ahora acepta ofertas en respuesta a esta Solicitud de Propuesta.

Los detalles del proyecto son los siguientes:

2. Alcance del trabajo

[Include a description of the project and a detailed scope of work here. The description can be in paragraph form, a bulleted list, or a combination of both.]

3. Calendario de entregas objetivo

[Add the date when the project must be completed by using the text below.]

La fecha de finalización prevista del proyecto es [ADD DATE]. Si esta fecha necesita ajustarse, incluya su fecha de reajuste propuesta, así como su razonamiento para cambiar el horario. Se considerarán todos los cambios de fecha propuestos.

4. Bloqueos existentes o problemas técnicos

[Here, you’ll want to outline any time, resources, or other constraints that will affect both the proposal and the project.]

En este momento, [YOUR COMPANY] actualmente tiene [INSERT CURRENT ROADBLOCKS] postores que deben tener en cuenta.

5. Restricciones presupuestarias

El presupuesto para este proyecto es [ENTER FULL DOLLAR AMOUNT + CURRENCY IF DEALING WITH VENDORS OUTSIDE OF YOUR COUNTRY]

6. Evaluation Metrics

[YOUR COMPANY] evaluará los licitadores y las propuestas en función de los siguientes criterios:

  • Experiencia previa / historial de rendimiento anterior
  • Ejemplos y / o estudios de casos de proyectos anteriores
  • Costos proyectados [19659024] Experiencia y conocimientos técnicos
  • Capacidad de respuesta y respuestas a preguntas en la siguiente sección

7. Preguntas que los licitantes deben responder para ser considerados

[Create thought-provoking questions related to this project so you can properly assess potential vendors. Consider asking questions that you would in person or over the phone.]

i. [INSERT QUESTION #1]

ii. [INSERT QUESTION #2]

iii. [INSERT QUESTION #3]

8. Requisitos de presentación

Los licitantes deben cumplir con las siguientes pautas para ser considerados:

  • Solo los licitantes que cumplan con las 5 métricas en la sección de evaluación deben enviar una propuesta.
  • Las propuestas deben enviarse por [INSERT DATE] . Los postores que estén interesados ​​en enviar una propuesta deben informar [POC NAME + EMAIL] a más tardar [INSERT DEADLINE].
  • Incluya muestras y referencias con su propuesta.
  • Las propuestas no deben ser más de [ENTER NUMBER] páginas. El incumplimiento de esta directriz dará lugar a un rechazo automático.
  • Un cronograma propuesto también debe incluirse y expresarse claramente.

9. Información de contacto

Para preguntas o inquietudes relacionadas con este RFP, nos puede contactar en:

[POC NAME]
[POC EMAIL]
[POC PHONE]

Over To You

Ahora que tiene una mejor idea de lo que es un RFP y cómo crear su primer uno, estás listo para comenzar.

Siéntate con tu equipo para acotar las características, los objetivos y el alcance del trabajo de tu proyecto. Luego, determine cuándo se debe completar el proyecto y su presupuesto antes de pasar a la fase de diseño.

Con esta información recopilada, estará listo para conectar todo en nuestra plantilla.

también puede usar esta fórmula de propuesta probada para asegurar que su RFP sea profesional y pulida también.

Siga estos pasos y tendrá una plantilla RFP que puede actualizar rápidamente. Tu próximo proyecto será un éxito mucho más rápido.



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