Pregúntele a cualquier atleta profesional o ejecutivo de negocios cómo tuvieron éxito, y le dirán que dominaron un proceso. Al descubrir cuáles de sus hábitos condujeron al éxito, que no lo hicieron, y al aprender de los éxitos y fracasos pasados, pudieron mejorar su eficiencia, efectividad y productividad en el trabajo.
Pero implementar un proceso en un negocio, departamento, o incluso un equipo es un animal completamente diferente que perfeccionar tu propio proceso personal. Con tantas partes móviles, ¿cómo hace un seguimiento de cada aspecto de su proceso, y, más desafiante pero importante que eso, cómo lo refina?
Durante casi 50 años, los diagramas de flujo de datos han sido uno de los más simples y herramientas efectivas para que las organizaciones entiendan, perfeccionen e implementen nuevos procesos o sistemas. Son representaciones visuales de su proceso o sistema, por lo que lo hacen más fácil de entender y podar.
Antes de profundizar en cómo los diagramas de flujo de datos pueden ayudarlo a refinar cualquiera de los sistemas o procesos de su empresa, pasemos por alto qué es exactamente.
¿Qué es un diagrama de flujo de datos (DFD)?
Un diagrama de flujo de datos, o un DFD, es una representación visual del flujo de información de cualquier proceso o sistema. Al mapear el flujo de datos de su proceso o sistema, los DFD le ayudan a comprender mejor su proceso o sistema, descubrir sus fallas, mejorarlo e incluso ayudarlo a implementar un nuevo proceso o sistema. Los DFD abarcan desde descripciones simples hasta pantallas complejas y granulares de un proceso o sistema.
Los DFD se hicieron populares en la década de 1970 y han sido capaces de mantener su uso generalizado por ser fáciles de entender. Visualizar visualmente cómo funciona un proceso o sistema puede captar la atención de las personas y explicar conceptos complejos mejor que los bloques de texto, de modo que los DFD pueden ayudar a casi cualquier persona a comprender un sistema o procesar la lógica y las funciones.
Hay dos tipos de DFD – Lógico y físico. Los diagramas lógicos muestran el proceso teórico de mover información a través de un sistema, como de dónde provienen los datos, a dónde va, cómo cambia y dónde termina.
Los diagramas físicos muestran el proceso práctico de mover información a través de un sistema , como la forma en que el software, el hardware, los archivos, los empleados y los clientes de su sistema influyen en su flujo de información.
Puede usar diagramas lógicos o físicos para describir el mismo flujo de información o puede usarlos en conjunto para comprender una proceso o sistema en un nivel más granular. Pero antes de que pueda usar un DFD para entender el flujo de información de su sistema o proceso, necesita conocer las notaciones o símbolos estándar utilizados para describirlo.
Símbolos del diagrama de flujo de datos
Los símbolos del diagrama de flujo de datos son notaciones estandarizadas, como rectángulos, círculos, flechas y etiquetas de texto corto, que describen la dirección del flujo de datos de un sistema o proceso, entradas de datos, salidas de datos, puntos de almacenamiento de datos y sus diversos subprocesos.
Yourdon & Coad y Gene & Sarson son los dos métodos principales de notación utilizados en los DFD, y ambos usan formas y etiquetas para representar los cuatro elementos principales de un DFD: entidad externa, proceso, almacén de datos y flujo de datos.
Crédito de la imagen: Lucidchart
1. Entidad externa
Una entidad externa, que también se conoce como terminadores, fuentes, receptores o actores, es un sistema o proceso externo que envía o recibe datos hacia y desde el sistema diagramado. Son las fuentes o los destinos de la información, por lo que generalmente se colocan en los bordes del diagrama.
2. Proceso
El proceso es un procedimiento que manipula los datos y su flujo al tomar datos entrantes, cambiarlos y producir un resultado con ellos. Un proceso puede hacer esto al realizar cálculos y usar la lógica para ordenar los datos o cambiar su flujo de dirección. Los procesos generalmente comienzan desde la parte superior izquierda del DFD y finalizan en la parte inferior derecha del diagrama.
3. Almacén de datos
Los almacenes de datos contienen información para su uso posterior, como un archivo de documentos que está esperando ser procesado. Las entradas de datos fluyen a través de un proceso y luego a través de un almacén de datos, mientras que las salidas de datos salen de un almacén de datos y luego a través de un proceso.
4. Flujo de datos
El flujo de datos es la ruta que la información del sistema toma de las entidades externas a través de los procesos y los almacenes de datos. Con flechas y etiquetas sucintas, el DFD puede mostrarle la dirección del flujo de datos.
Pero antes de comenzar a mapear los diagramas de flujo de datos, debe seguir cuatro reglas prácticas para crear un DFD válido.
1. Cada proceso debe tener al menos una entrada y una salida.
2. Cada almacén de datos debe tener al menos un flujo de datos y salida de datos.
3. Los datos almacenados de un sistema deben pasar por un proceso.
4. Todos los procesos en un DFD deben vincularse a otro proceso o almacén de datos.
Los diferentes niveles de DFD y el Diagrama de flujo de datos de nivel contextual
Los DFD pueden ir desde vistas generales simples hasta representaciones complejas y granulares de un sistema o procesar con múltiples niveles, numerados del 0 al más allá. Pero los DFD más comunes e intuitivos son los DFD de nivel 0, que se llaman diagramas de contexto. Son vistas generales y de alto nivel digeribles del flujo de información a través de un sistema o proceso, por lo que casi cualquiera puede entenderlo.
Los DFD de nivel 1 siguen siendo amplias descripciones generales de un sistema o proceso, pero también son más detallados – dividen el nodo de proceso único del sistema en subprocesos. Los DFD de nivel 2 profundizan aún más en los detalles dividiendo cada proceso en subprocesos granulares. Cualquier DFD que vaya más allá del nivel 2 es raro: habría demasiados detalles, lo cual frustra su propósito original de ser fácil de entender.
Ejemplo de DFD
Profesionales en varias industrias, como ingeniería de software, informática, negocios, y administración y diseño de productos, puede usar los DFD para comprender mejor, refinar o implementar un nuevo sistema o proceso.
Y para ayudarle a desarrollar una comprensión concreta de cómo se ve un DFD y cómo puede simplificar los sistemas y procesos complejos de su organización, aquí hay un ejemplo de un diagrama de flujo de datos de contexto de un sistema de préstamo de DVD, como Redbox .
En este DFD, el cliente es la fuente de información, el sistema de préstamo de DVD es el proceso, el flujo de datos y el almacén de datos, y el comerciante es el destino de la información.
Crédito de imagen: Lucidchart
Perfeccionando su proceso
Cada gran atleta, ejecutivo, empresa o servicio no solo se enfoca en seguir un proceso estelar, sino que también están obsesionados con perfeccionarlo. Dicho eso, crear y perfeccionar un proceso efectivo es una de las tareas más desafiantes en el mundo laboral. Pero si puede evaluar el proceso de su organización con diagramas de flujo de datos, su empresa tendrá una idea clara de cómo dominarlo.
